Il processo di assegnazione
Una volta che lo studente è stato accettato inizia il processo di assegnazione che viene svolto dalla segreteria del Multidistretto in stretto contatto con i singoli delegati.
Nella prima fase possono emergere già delle proposte più o meno definitive che possono essere fatte agli studenti; per avere un quadro della situazione e per inviare la proposta ai candidati, il delegato può associare ad ogni outbound la destinazione.
Per fare questo si entra nel dettaglio di un “Future Outbound” e, una volta premuto il tasto di edit, si va ad impostare il campo “Host Country”.
Il dato può essere selezionato dalla tendina ottenuta tramite la lente rossa o impostato direttamente (si può ignorare l’eventuale messaggio di warning nel caso si voglia impostare una destinazione generica es: SCANDINAVIA).
Fatto questo si salva e così nella lista dei “Future Outbound” si potrà vedere la colonna country valorizzata.
E’ stata predisposta una mail d’esempio ( COMUNICAZIONE DESTINAZIONE PROVVISORIA) che può essere inviata o al singolo studente o a più studenti tramite la funzione “Send Email Messages” presente in Utilities.
La mail è così impostata:
Alla cortese attenzione di XXXXX
Cara/o XXXX,
Ti comunichiamo che SEI STATA/O SELEZIONATA/O per partecipare al programma “Scambio Giovani” (Long Term Exchange) del Rotary International per l’anno 2022-23.
Al momento ti è stata assegnata la seguente destinazione provvisoria:
La conferma definitiva della destinazione ci sarà solo quando riceveremo una risposta positiva dal Distretto estero con cui stiamo definendo l’accordo di scambio.
TI PREGHIAMO DI RISPONDERE A <mail dell’outbound officer> PER CONFERMARE LA TUA RICHIESTA DI PARTECIPAZIONE ED ACCETTARE LA DESTINAZIONE PROPOSTA ENTRO UNA SETTIMANA DA OGGI – March 7, 2022 !
Ti ricordiamo inoltre di completare, se non lo hai già fatto, la documentazione necessaria alla preparazione della tua Application Form.
<Eventuale testo personalizzato>
A presto,
Rotary Youth Exchange Staff
l<mail dell’outbound officer>
Rotary International – District 2XXX – Italy
Il testo personalizzato (uguale per tutte le mail inviate insieme) viene richiesto al momento dell’invio:
Quando poi verrà fatta l’assegnazione effettiva all’Exchange Partner sarà cura della segreteria aggiornare il campo Host Country ed eventualmente, se noto, il camp Host District .